Réussir ses entretiens annuels et professionnels

03/05/2017
Auteur: D Piekarski

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Entretien professionnel

La loi n°2014-288 du 5 mars 2014 a remplacé les divers entretiens individuels obligatoires (entretien de 2nde partie de carrière, de retour de congé de maternité…) que vous pouviez réaliser avec votre personnel pour la mise en place d'un entretien individuel unique : l’entretien professionnel
L'entretien professionnel est obligatoire au moins tous les deux ans ou au retour de certaines absences comme la maladie longue durée, le congés parental......
Il est assorti d’un certain formalisme :
- rédaction d’un écrit, bilan du parcours professionnel du salarié tous les 6 ans…
- obligation de résultat quant à l’évolution du salarié, le maintien de ses capacités à occuper un emploi….

Pour ce faire, votre entreprise quelque soit sa taille, quelque soit son activité doit ainsi organiser pour tous les salariés, au moins tous les deux ans des entretiens individuelsque nous nommerons « entretiens professionnels ».


L'objectif est simple mais important à connaitre :

- échanger avec le salarié sur ses perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d’emploi. Il ne faut pas oublier que l’entretien professionnel est avant tout un acte managérial essentiel autour des compétences clefs à partir duquel les besoins en matière de formation et de développement de compétences sont repérés et les actions à mettre en œuvre, identifiées.

Suite à la loi n° 2015-994 du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l'emploi : les  parcours professionnels des élus et des titulaires d’un mandat syndical sont valorisés notamment, dans certains cas, via l’entretien professionnel.

Ce qui change avec la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels (dispositions entrées en vigueur le 10 août 2016) : cet entretien doit comporter des informations relatives à la validation des acquis de l'expérience.

L'intérêt de l'entretien professionnel ?

  • L'employeur remplit son obligation de veiller au maintien de la capacité du salarié à occuper un emploi  dans ou en dehors de l'Entreprise par son employabilité.
  • L'employeur fait un point avec le salarié sur ses aptitudes professionnelles, ses souhaits d’évolution, ses besoins de formation en d'autres termes sur son projet de vie, projet professionnel en logique d'employabilité constante…
  • Le salarié peut ainsi définir un projet professionnel (ou de formation - employabilité compétences), identifier les perspectives d’évolution professionnelle .
  • L'entretien professionnel initier une démarche de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) dans l'Entreprise en lien avec la stratégie de la structure mais aussi la compétence collective et individuelle de ses collaborateurs.
  • Il permet l’élaboration du plan de formation à court moyen et même long termes.

Clairement distinct de l’entretien d’évaluation, d'appréciation mis en place dans l’entreprise, l’entretien professionnel est un outil essentiel pour mettre en œuvre une démarche de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) et construire le plan de formation de l’entreprise

Pour qui l'entretien ?

Tous les salariés, quel que soit leur contrat de travail : contrat à durée indéterminée (CDI) ou déterminée (CDD), contrat aidé (Contrat unique d’insertion – CUI), contrat de professionnalisation…

Dès son embauche, le salarié doit être informé de l’existence de cet entretien professionnel.

Outre l’entretien professionnel, les salariés en télétravail et ceux dont la durée du travail relève du régime du forfait en jours annuel doivent bénéficier tous les ans d’un entretien spécifique, centré sur leurs conditions de travail.

Qui prend l’initiative ?

Attention :

L’organisation de l’entretien professionnel relève de la responsabilité de l’entreprise.


Point important : l'employeur a l’obligation de

- assurer l’adaptation de ses salariés à leur poste de travail

- veiller à leur employabilité (maintien de leur capacité à occuper un emploi) compte tenu, notamment, de l’évolution des emplois des techniques et des organisations.


L’entretien professionnel doit permettre de remplir cette obligation énoncée par le code du travail, en mettant en évidence notamment les besoins en formation et/ou en qualification du salarié.  

L’entreprise doit donc mettre en place l’entretien professionnel au moins une fois tous les deux ans ou le proposer au retour du salarié qui reprend son activité après :

  • un congé de maternité,
  • un congé parental d'éducation ou une période de réduction d’activité,
  • un congé de soutien familial,
  • un congé d'adoption,
  • un congé sabbatique,
  • une période de mobilité volontaire sécurisée,
  • un arrêt maladie pour affection de longue durée,
  • un mandat syndical.

Depuis la loi n° 2014-873 du 4 août 2014 pour l'égalité réelle entre les femmes et les hommes, à la demande du salarié, l'entretien peut avoir lieu avant la fin du congé parental d'éducation

La période de 6 ans se calcule au regard de l’ancienneté du salarié dans l’entreprise. Tous les 6 ans, l’entreprise doit, à l’occasion de l’entretien professionnel, dresser un état des lieux du parcours professionnel du salarié.

 

Déroulement del’entretien  professionnel ? 

Sauf accord collectif applicable à l’entreprise précisant les modalités d’organisation de l’entretien professionnel, l’entreprise définit librement les conditions de son déroulement en tenant compte de quatres paramètres essentiels à ne pas oublier:

  • Respect de la périodicité imposée par la loi (tous les deux ans ou systématiquement, après certaines absences du salarié : congé de maternité, sabbatique…),
  • Respect de l’objet de l’entretien : Discussion autour des perspectives d’évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualification et d’emploi,
  • L’obligation de le distinguer de l’entretien d’évaluation. La loi précise en effet que l’entretien professionnel ne doit pas porter sur l’évaluation du salarié et de son travail. 
  • L' entretien doit comporter également des informations, une analyse en lien avec la validation des acquis de l'expérience du salarié ceci depuis le 10/08/2016

Le contenu de l’entretien professionnel doit être adapté à la situation du salarié.

Lorsqu’il est organisé après une période d’absence du salarié ,l’entretien professionnel est l’occasion d’échanger sur les conditions liées à sa reprise d’activité, ses objectifs professionnels, ses besoins en formation…

De même, s’il concerne un senior, l’entretien doit permettre ( selon son âge)  de faire le point sur ses conditions de travail, ses perspectives de déroulement de carrière, les possibilités de poursuite d’activité (retraite progressive, cumul emploi/retraite…).

Parmi les thèmes à aborder :

  • le poste de travail du salarié (tâches, missions, évolution…),
  • ses compétences, les difficultés rencontrées,
  • ses souhaits de changement ou d’évolution,
  • les formations déjà suivies, les certifications obtenues (diplôme, Certificat de Qualification Professionnelle – CQP…),
  • le projet professionnel ou de formation envisageable,
  • les actions de formation, de bilan de compétences ou de VAE à mettre en place,…

Suite à la loi n° 2014-873 du 4 août 2014 pour l'égalité réelle entre les femmes et les hommes :  lorsque l’entretien a lieu à l’issue du congé parental d'éducation ou d'une période d'activité à temps partiel pour élever un enfant, l’entretien doit permettre d’organiser le retour à l'emploi, déterminer les besoins de formation du salarié et examiner les conséquences éventuelles du congé sur sa rémunération et l'évolution de sa carrière.

Suite à la loi n° 2015-994 du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l'emploi : lorsque l’entretien professionnel est réalisé au terme d’un mandat de représentant du personnel titulaire ou d’un mandat syndical et que le titulaire du mandat dispose d’heures de délégation sur l’année représentant au moins 30 % de la durée de travail, l’entretien doit permettre de « procéder au recensement des compétences acquises au cours du mandat et de préciser les modalités de valorisation de l’expérience acquise ».

L’entretien professionnel se déroule pendant le temps de travail, selon les modalités (déroulement, personnes en charge de l’entretien, outils mis à disposition…) propres à l’entreprise.

Il est important de bien préparer les entretiens en:

  • sensibilisant tous acteurs (managers de proximité, salariés, représentants du personnel) à ses enjeux et  objectifs,
  • rassemblant au préalable toutes les informations nécessaires au bon déroulement de l’entretien en lien avec les RH (parcours du salarié, formations suivies ou demandées, comptes rendus des précédents entretiens…),
  • travaillant des supports adaptés à sa réalisation pour les managers et les salariés concernés (en leur remettant une grille de préparation de l’entretien, une trame pour la conduite de l’entretien…).

L'entretien doit être un moment privilégié d'échanges et de discussion autour de l'employabilité - mobilité - compétences afin de :

  • prendre en compte les demandes exprimées par le salarié pour ses compétences, son employabilité au regard des besoins de l’entreprise, de sa politique de formation, de ses projets de développement ;
  • établir un plan d’action personnalisé au salarié (formation, mobilité, VAE, tutorat…) assorti d’un planning de réalisation.
  • informer le salarié des décisions prises à la suite de l’entretien .

Pour nous :
L’entretien professionnel est un véritable levier pour la mise en œuvre d’une démarche de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) et la construction d’un plan de formation pertinent, adapté à l'entreprise et au salarié 

L'entretien professionnel peut être réalisé par le manager direct, le « n+2 », le responsable des ressources humaines…

Le choix est libre : tout dépend de l’organisation de l’entreprise et des moyens disponibles. Un point de vigilance cependant : la personne chargée de l’entretien doit être en capacité (de par ses fonctions, sa formation, son expérience…) d’atteindre les objectifs de l’entretien professionnel, à savoir définir les perspectives d’évolution professionnelle du salarié.

Nous insistons sur le fait que les entretiens demandent des compétences en écoute, empathie, employabilité mobilité que nous vous présentons dans EXPERT EMPLOI

Tous les 6 ans, l’entretien professionnel fait l’état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. La période de 6 ans se calcule au regard de l’ancienneté du salarié dans l’entreprise concernée.

L’état récapitulatif est l’occasion de vérifier si le salarié a, au cours des 6 dernières années passées dans l’entreprise,  bénéficié des entretiens professionnels obligatoires mais aussi :

  • suivi au moins une action de formation,
  • obtenu tout ou partie d’une certification (diplôme, CQP…) par la formation ou la validation des acquis de l’expérience (VAE),
  • progressé sur le plan salarial (augmentation individuelle, changement de coefficient,…) ou professionnel (en termes de fonctions, missions, responsabilités…).

A noter !
Les entreprises d’au moins 50 salariés encourront une sanction financière (versement d’une somme forfaitaire à LEUR OPCA) si, au cours d’une période de 6 ans, le salarié n’a pas bénéficié des entretiens obligatoires et d’au moins deux des trois mesures ci-dessus (action de formation et/ou certification et/ou progression salariale ou professionnelle).

Compte tenu de la date d’entrée en vigueur de la loi créant cette sanction (7 mars 2014), celle-ci pourra intervenir, au plus tôt, en 2020.

Il convient donc, d’ores et déjà, de planifier les entretiens professionnels et d’en assurer le suivi.
D
ans tous les cas, les entretiens professionnels comme l’état des lieux récapitulatif doivent donner lieu à la rédaction d’un document (compte-rendu, grille de synthèse…) dont une copie est remise au salarié.

A défaut, la responsabilité de l’entreprise peut être mise en cause pour manquement à ses obligations de maintenir l’employabilité des salariés.

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